La informació confidencial de les empreses sempre ha d'estar protegida per les persones adequades, mantenint en tot moment el control en tota la cadena de gestió. La combinació de professionals, processos i tecnologia és indispensable per salvaguardar el centenar de milions de dades que moltes entitats processen.

Segons el tipus d'informació s'han d'instaurar diversos nivells de seguretat, així com, un cop ha acabat la seva funció, la informació s'ha de destruir per evitar-ne usos fraudulents que puguin infringir la llei o implicar riscos.

Tot i la importància d'aplicar una correcta política de gestió de la informació, actualment no totes les empreses i institucions ho fan, ni tan sols en són conscients. Però, generalment, el benefici que comporta es tradueix en una reducció de despeses. Per exemple, el cost per recuperar un document pot arribar a 90€ per document no trobat. Al dia es roben o es perden al món més de 2.000 ordinadors portàtils. És fàcil, doncs, imaginar el cost que pot suposar aquesta despesa aplicada als milers de documents amb què treballen a l'any empreses i institucions.

Una correcta gestió de la informació també genera una millor administració de l'entitat perquè les institucions que són curoses amb la seguretat de la informació i la protecció de dades creen confiança i garanteixen a la ciutadania la protecció de les seves dades.

A l'actualitat, les noves tecnologies són un instrument indispensable per a la nostra vida. Però també haurien de ser una eina més per a les entitats, a l'hora de regular els mecanismes d'accés a la informació pública i els mecanismes de control que evitin que altres drets es vulnerin il·legítimament.